I think we need to change

Selepas membaca beberapa komen di dalam laman sosial FB, saya terpanggil untuk memperjelaskan satu perkara yang sememangnya menjadi amalan Unit Pengurusan Sekolah. Komen yang menarik perhatian saya untuk diulas di sini ialah berkaitan penggunaan Short Message Service (SMS) dalam menyampaikan info serta arahan kepada pihak sekolah. Bunyi komen itu, seolah-olah tidak berpuashati dengan arahan yang disampaikan melalui kaedah tersebut. SMS dihantar kepada pihak sekolah melalui dua cara, iaitu menerusi telefon bimbit pegawai berkenaan dan Infoblast. Ulasan tentang perkara ini akan saya lakukan dengan merujuk kepada pelaksanaan eDaftar Menengah kerana pada minggu terakhir persekolahan baru-baru ini tak kurang lima message telah saya hantar kepada Pengetua, Guru Besar dan Guru Penolong Kanan.

1. Pendaftaran eDaftar Menengah 

Taklimat berkaitan pengisian data eDaftar Menengah telah diberi kepada semua GPK HEM sebulan lebih awal oleh En. Khairul Azli, Pegawai ICT PPD Lipis. Seminggu sebelum tarikh tutup, saya telah memberi taklimat kepada Guru Besar di Regency Hotel sempena Mesyuarat Pengurusan Bil.3/2012 pada 16 Oktober 2012. Pada 29 Oktober saya dapati tiada perubahan kepada eDaftar Menengah tersebut, maka saya telah menghantar SMS kepada GB, GPK HEM dan Guru Kelas Tahun 6 menerusi Infoblast memohon mereka mengambil tindakan segera. Alhamdulillah menjelang 31 November hanya tinggal 5 sekolah lagi tidak menyiapkan pendaftaran tersebut. Saya terpaksa menghantar SMS menggunakan telefon bimbit saya kepada kelima-lima GB sekolah berkenaan agar segera menyelesaikan pendaftaran tersebut kerana pada 1 Nov 2012 saya akan bermesyuarat di Radius Hotel, Bukit Bintang untuk meluluskan penempatan Tingkatan 1. 

2. Mencetak Surat Penempatan Tingkatan 1 

Pada 5 November 2012 (Isnin) saya terpaksa ke Crystal Crown Hotel untuk Mesyuarat Verifikasi Data Opmen. Pagi itu saya sempat masuk pejabat sekejap, peluang itu saya ambil dengan menghantar SMS menerusi infoblast kepada GB dan GPK HEM untuk memaklumkan kepada Guru Kelas Tahun 6 supaya mencetak Surat Penempatan Tingkatan 1 dan didiedarkan kepada murid-murid. Pada 6 November 2012, ketika berada di Crystal Crown Hotel, semua PPPDM menerima surat daripada Unit Menengah JPN untuk disampaikan kepada sekolah-sekolah bagi memaklumkan arahan mencetak dan mengedarkan Surat Penempatan ke Tingkatan 1. Di dalam surat penempatan itu dinyatakan bahawa murid berkenaan dikehendaki membuat pengesahan pendaftaran di sekolah menengah pada 10 November 2012 (Sabtu). Memandangkan saya hanya akan berada di pejabat pada 8 November (Khamis), maka saya bimbang tidak sempat untuk menyampaikan surat JPN tersebut kepada sekolah. Oleh itu, pada 8 November 2012 (Rabu) saya telah menghantar SMS menggunakan telefon bimbit kepada semua Guru Besar meminta mereka mencetak dan mengedarkan surat penempatan Tingkatan 1 sebelum 10 Nov 2012. 

3. Pengesahan Penempatan Tingkatan 1 

Pada 6 November 2012 (Selasa) ketika berada di Crystal Crown Hotel itu juga kami menerima surat daripada Unit Menengah JPN untuk dipanjangkan kepada semua sekolah menengah bagi memaklumkan bahawa sekolah menengah diminta membuat pengesahan penempatan pada 10 November 2012. Oleh kerana masa yang singkat, maka saya telah menghantar SMS menggunakan telefon bimbit saya kepada semua Pengetua, GPK Pentadbiran dan GPK HEM berkenaan perkara tersebut. Balik daripada mesyuarat di Crystal Crown itu saya terus membuat salinan surat tersebut dan dimasukkan ke dalam pigeon hole semua sekolah menengah.
.

Infoblast adalah kemudahan terkini penghantaran SMS melalui internet ke telefon bimbit penerima

Rumusan 
Penggunaan SMS dalam menyampaikan info atau arahan bukanlah bermaksud kaedah rasmi yang digunakan sebelum ini ditinggalkan. Penggunaan surat-menyurat dalam menyampaikan maklumat dan arahan tetap digunakan. Namun dalam kes yang saya fokuskan ini, masa menjadi penentu segalanya. Memandangkan daerah Lipis ini luas dan penghantaran surat melalui pos sekurang-kurangnya akan mengambil masa tiga hari, maka saya memutuskan untuk menggunakan SMS untuk menyampaikan semua arahan berkaitan eDaftar Menengah. Penggunaan SMS di sini semata-mata untuk memastikan bahawa sekolah mendapat info dan arahan tersebut dengan cepat dan tindakan segera boleh dibuat. Ada orang bertanya, apa akan jadi jika penerima SMS tersebut ‘buat dek je’. Beliau boleh memberi alasan tidak menerima SMS dan kita pula tidak boleh membuktikan bahawa beliau menerima SMS kita. Beginilah, dalam kes eDaftar Menengah ini, saya telah menghantar SMS kepada 4 orang di sekolah iaitu GB, GPK Pentadbiran, GPK HEM dan Guru Kelas Tahun 6. Dalam empat orang ini, takkan seorang pun tak dapat? Saya lakukan semua ini bagi memastikan segala-galanya berjalan lancar dan pihak sekolah perlu ingat, apa yang kita lakukan ini adalah demi anak-anak murid kita. Jika kita tidak mengambil tindakan sepatutnya, masalah yang timbul akan ditanggung oleh anak-anak murid kita juga. Sama ada arahan tersebut melalui kaedah rasmi atau tidak rasmi tetapi jika matlamatnya adalah untuk kebaikan, apa salahnya kita buat. Jika kurang maklumat, sukar untuk melaksanakan arahan tersebut, telefon sahaja saya atau pegawai yang berkaitan. Konsepnya mudah sahaja, jangan menyulitkan perkara yang mudah. Saya rasa sudah tiba masanya the latest technology of communication  diterima pakai sebagai wadah perhubungan antara PPD dan pihak sekolah. I think we need to change.